A Flash identificou aumento de pedidos de reembolso com violações. Saiba o que pode e não pode na prestação de contas.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil por mês, no decorrer do primeiro semestre. Contudo, ao solicitar o reembolso dos montantes, muitos indivíduos acabaram em desvantagem: observou-se um crescimento de 78% no número de solicitações com infrações às diretrizes de reembolso das organizações.
Além disso, a falta de transparência nos processos de compensação financeira pode gerar descontentamento entre os colaboradores, prejudicando a relação de confiança com a empresa. É essencial estabelecer mecanismos claros e eficazes para garantir a restituição justa e pontual dos valores devidos, promovendo assim uma cultura organizacional mais transparente e equitativa. ticket
Problemas com Reembolso e Gestão de Despesas
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por funcionário. Caso os equívocos se repitam todos os meses, ao final de um ano, o prejuízo pode atingir R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, plataforma de controle da jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por colaboradores de empresas de diversos portes. As principais violações são: despesas atrasadas considerando o prazo estabelecido para a prestação de contas pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política da empresa (18,89%); possível duplicidade no pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser recusado. Mesmo em organizações com políticas mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro devido aos custos adicionais. A ausência de comprovantes também pode representar um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, afirma Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de negócios de gestão de despesas na Flash.
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Impactos Negativos do Atraso no Reembolso
Os problemas na prestação de contas podem ter repercussões diretas e desfavoráveis. O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, uma vez que o funcionário pode ter que arcar com despesas do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, explica que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar formalmente as regras, como por meio de seu site. As políticas devem incluir as consequências pelo descumprimento das regras, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso.
Limites e Consequências do Não Cumprimento das Regras
As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinaturas de filmes pornográficos, entre outros. Quem efetuou o gasto deve arcar com os valores não permitidos. Em caso de reincidência, pode até ocorrer o desligamento do funcionário. Quanto aos valores permitidos, o advogado e membro do CORHALE explica que esses limites podem ser estabelecidos por uma pesquisa de mercado ou pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que em relação aos gastos realizados com cartão corporativo, se o valor ultrapassar o limite determinado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o ressarcimento do valor excedente ou descontar o montante na folha de pagamento.
Fraudes Relacionadas a Despesas
Existem situações mais graves envolvendo gastos considerados fraudes, como despesas falsas: submeter recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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